Projet financé par un bailleur de fonds : tenir le cadre de résultats et le calendrier des rapports

Projet financé par un bailleur de fonds : tenir le cadre de résultats et le calendrier des rapports

La convention de financement vous oblige à rendre compte de résultats mesurés, de dépenses justifiées et d'engagements tenus, à des dates fixées et selon le modèle qu'elle désigne. Quatre documents s'ouvrent dès la signature : la matrice des obligations, le cadre de résultats renseigné, le calendrier des rapports et le registre des pièces justificatives. Un rapport risque d'être renvoyé quand une valeur d'indicateur n'a pas de source, quand le narratif contredit le financier ou quand la trame du bailleur de fonds n'est pas suivie. Ces défauts se cherchent à la revue mensuelle du projet, sur les tableaux qui serviront à assembler le rapport.

Convention de financement : ce qu'elle impose au projet, annexes comprises

La convention de financement engage par son texte et par ses annexes : description de l'action, cadre de résultats ou cadre logique, budget détaillé, conditions générales, modèles de rapport. Le manuel de procédures du projet s'y ajoute lorsque la convention y renvoie. Les obligations se rangent en cinq familles : rendre compte selon un modèle et à une date ; justifier chaque dépense dans la période d'éligibilité ; passer les marchés selon les règles désignées ; mesurer les indicateurs et expliquer les écarts ; tenir les engagements transversaux, dont la visibilité, les mesures environnementales et sociales, la lutte contre la fraude et la conservation des pièces. Banque mondiale, AFD, BAD, Union européenne : le vocabulaire et les modèles diffèrent, la structure reste proche. Ces obligations restent celles du bénéficiaire signataire. La comptabilité du projet reste chez votre comptable, l'audit financier chez un auditeur externe, la passation des marchés chez vous. Le suivi décrit ici organise la preuve ; il ne remplace aucun des trois.

• Chaque obligation de la convention occupe une ligne de la matrice : référence de la clause, livrable attendu, responsable nommé, échéance, preuve à produire.
• Chaque indicateur du cadre de résultats a sa fiche : définition, unité, valeur de référence, cible, source des données, mode de calcul, fréquence de collecte.
• Chaque rapport dû figure au calendrier avec son modèle, la période couverte, la date limite, le destinataire et le signataire habilité.
• Chaque dépense déclarée renvoie à des pièces du registre : contrat, facture, preuve de paiement, attestation de service fait.

Monter le cadre de résultats et le calendrier des rapports en cinq étapes

1. Dépouiller la convention ligne par ligne — Lisez la convention, ses annexes, les conditions générales et le manuel de procédures. Chaque verbe d'obligation (transmettre, notifier, conserver, obtenir un accord préalable) ouvre une ligne de la matrice. Relevez aussi les événements à notifier par écrit : retard, changement de personnel clé, modification du budget, suspension d'une activité. Faites relire la matrice par le signataire de la convention avant diffusion.
2. Fixer la fiche de chaque indicateur — Remplissez la fiche de chaque indicateur du cadre de résultats avec la personne qui collectera la donnée. Tranchez avant la première collecte : quel document sert de source, qui le relève, et si la valeur se déclare en cumul depuis le démarrage ou pour la seule période. Faites confirmer par écrit toute interprétation par le bailleur de fonds et classez sa réponse avec la fiche.
3. Bâtir le calendrier des rapports à rebours — Partez de chaque date limite et remontez : transmission, signature, validation interne, relecture croisée du narratif et du financier, rédaction, arrêté des comptes de la période par votre comptable, collecte des données de terrain. Le calendrier dit à chaque contributeur la date à laquelle il rend sa part. Portez-y aussi les demandes de décaissement, l'audit du projet et les missions de supervision.
4. Ouvrir le registre des pièces dès la première dépense — Chaque pièce reçoit un identifiant et se rattache à une activité, à une ligne du budget et, lorsqu'elle prouve un résultat, à un indicateur. Le registre indique où se trouve l'original et qui l'a classé. Listes de présence, procès-verbaux de réception, rapports de mission et preuves de paiement y entrent au fil de l'eau, jamais en fin de période.
5. Tenir la revue mensuelle, puis assembler le rapport — Chaque mois, la même réunion examine le tableau de suivi du cadre de résultats, l'état des obligations, le calendrier et la liste des pièces manquantes. Elle se clôt sur un relevé d'actions attribuées et datées. Le rapport périodique s'assemble ensuite à partir de ces tableaux, dans le modèle du bailleur de fonds, sans chiffre recalculé à part ; son volet financier reprend les comptes arrêtés par votre comptable.

Ce que le bailleur de fonds contrôle dans un rapport périodique

• Le modèle : le rapport suit la trame imposée, dans la langue prévue par la convention, avec toutes ses annexes et la signature de la personne habilitée.
• Les indicateurs : chaque valeur déclarée se retrouve dans une source datée, avec la même définition et la même base de calcul que dans le rapport précédent.
• La concordance : les activités décrites dans le narratif correspondent aux dépenses du rapport financier, ligne de budget par ligne de budget.
• Les écarts : tout retard sur une cible et tout dépassement d'une ligne du budget sont expliqués, avec la mesure corrective, son responsable et sa date.
• L'éligibilité : les dépenses déclarées tombent dans la période d'éligibilité, suivent les règles de passation désignées et s'appuient sur des pièces disponibles à la demande.

Du calendrier des rapports à l'audit du projet : ce qui change pour l'équipe

Avec le calendrier, les données de terrain sont demandées chaque mois, sur un formulaire unique, à un responsable nommé par indicateur. Le comptable du projet connaît à l'avance la date d'arrêté des comptes de la période. Le chef de projet peut repérer, avant l'échéance, quelle cible décroche et quelle ligne du budget s'écarte du rythme prévu ; il peut alors demander la réallocation ou l'avenant tant que la procédure le permet, au lieu de constater l'écart dans le rapport. L'audit du projet se prépare avec le même registre, que l'auditeur externe examine toutes les dépenses ou, comme souvent, un échantillon. Les recommandations de l'audit et des missions de supervision deviennent des lignes de l'état des obligations, suivies à la même revue mensuelle. À la clôture, le rapport final reprend le dernier état de ces tableaux ; le registre et la matrice passent à la personne chargée de conserver les pièces.

Un rapport renvoyé par le bailleur de fonds signale rarement un mauvais projet : il signale une preuve que personne n'a classée le jour où elle existait.

Les quatre défauts qui font renvoyer un rapport ou déclarer une dépense inéligible

• L'indicateur redéfini en cours de route — L'équipe change la façon de compter, par exemple des participations au lieu de personnes distinctes, sans le signaler. La série devient incohérente d'un rapport à l'autre et le bailleur de fonds peut demander de recalculer tout l'historique. Toute modification de définition se demande par écrit et se date dans la fiche de l'indicateur.
• Le narratif et le financier rédigés séparément — Le responsable technique décrit ses activités, le comptable produit ses tableaux, personne ne rapproche les deux. Le rapport présente une formation que le financier ne montre pas, ou une dépense sans activité correspondante. Le bailleur de fonds peut alors renvoyer le rapport avec une demande d'éclaircissements ; lorsque le versement suivant dépend de son approbation, il attend.
• La pièce reconstituée après coup — Une liste de présence refaite de mémoire, une attestation de service fait signée à l'approche de l'audit : l'auditeur peut le relever à la date du document et à l'absence d'original. La dépense peut être déclarée inéligible et rester à votre charge. Quand l'original manque, demandez un duplicata à l'émetteur, marqué comme tel, ou consignez l'absence dans une note datée : une pièce ne se refait pas de mémoire.
• La convention suivie par le seul calendrier des rapports — La visibilité du bailleur de fonds, la notification d'un changement de personnel clé, l'accord préalable que la convention peut exiger avant une réallocation du budget, la conservation des pièces après la clôture : aucune ne figure dans un calendrier de rapports. Sans ligne dans la matrice, elles risquent de se découvrir à l'audit : un constat de l'auditeur, ou une dépense réallouée sans accord puis déclarée inéligible.

Questions fréquentes

Que reste-t-il chez vous si un prestataire prépare les rapports du projet ?

La signature, la relation contractuelle et la responsabilité de ce qui est déclaré restent au bénéficiaire. La préparation peut être confiée, si votre convention le permet. Vérifiez vous-même, dans la convention ou auprès du bailleur de fonds, si le recours à un prestataire exige son accord préalable et si son coût est éligible. Ce prestataire ne tient pas la comptabilité, ne réalise pas l'audit financier et ne passe pas les marchés à votre place.

La convention couvre-t-elle toutes vos obligations au Maroc ?

Non : le droit marocain peut en ajouter. Deux exemples, à confirmer avec un conseil juridique. Pour une association, la déclaration au Secrétariat général du gouvernement des fonds reçus de l'étranger : contenu et délai à vérifier dans le texte applicable. Pour les listes nominatives de bénéficiaires, la loi 09-08 et la CNDP, y compris pour un envoi hors du Maroc : formalités à vérifier dans le texte applicable. Portez-les dans la matrice des obligations.

Qui fait quoi quand l'audit du projet est annoncé ?

Vous demandez les termes de référence et relevez la période et les dépenses couvertes. L'équipe du projet constitue le dossier à partir du registre : liste des dépenses déclarées, pièces référencées, rapports transmis, suites données aux recommandations précédentes. L'opinion appartient à l'auditeur externe ; votre part consiste à produire chaque pièce demandée avec sa référence.

Faire financer la démarche

Selon votre statut et votre projet, une partie du coût peut relever des dispositifs d'appui. L'éligibilité se vérifie dossier par dossier : voir les dispositifs de financement.