Suivi d'exécution de marché public
Le suivi d'exécution de votre marché public, confié à un PMO externalisé : une matrice contractuelle, un calendrier des échéances, un état mensuel des obligations, un registre des pièces et une alerte écrite avant chaque échéance assortie d'une pénalité.
Quand un marché public s'exécute sans échéancier écrit
Le suivi d'exécution de marché public s'adresse à l'entreprise titulaire d'un marché, dès sa notification ou en cours d'exécution. Le marché est attribué ; ses obligations sont dispersées entre plusieurs pièces, et personne dans l'entreprise n'en tient la liste datée.
Quatre situations appellent ce suivi :
- Le marché vient de vous être notifié.
- Un ordre de service fait courir un délai.
- Une première pénalité vous a été appliquée.
- Un décompte a été rejeté.
Le suivi d'exécution, de la matrice contractuelle au dossier de réception
Les livrables du suivi d'exécution sont écrits au contrat. Chacun est daté, et chacun est vérifiable.
La matrice contractuelle
Établie à la lecture intégrale du marché. Pour chaque obligation : clause, échéance, pièce attendue, responsable et pénalité encourue.
Le calendrier des échéances
Les dates du marché dans l'ordre où elles tombent, tenu à jour à chaque ordre de service transmis.
L'état mensuel des obligations
Chaque mois, trois listes : les obligations tenues, celles qui viennent, celles qui sont en retard.
Le registre des pièces
Les pièces produites pour le marché et transmises à notre équipe, datées et versionnées, pour être retrouvées le jour où elles sont demandées.
L'alerte avant pénalité
Écrite par notre chef de projet avant chaque échéance assortie d'une pénalité, et adressée à votre interlocuteur habilité.
Les dossiers de décompte et de réception
Préparés avec vos équipes ; le dépôt auprès du maître d'ouvrage reste le vôtre.
Ce que notre équipe suit, et ce qu'elle ne fait pas
Le suivi d'exécution porte sur un marché public attribué : notre équipe le suit ; elle ne l'exécute pas, ne le plaide pas et ne le finance pas.
Ce qui est inclus
- Le suivi d'un marché, et d'un seul
- La matrice contractuelle et le calendrier des échéances
- L'état mensuel des obligations et le registre des pièces
- L'alerte écrite avant chaque échéance à pénalité
- La préparation des dossiers de décompte et de réception
- La restitution du dossier à la réception définitive
Ce qui n'est pas inclus
- La réponse à l'appel d'offres
- Le conseil juridique et le contentieux
- La représentation auprès du maître d'ouvrage
- La réalisation des travaux, fournitures ou services
- La comptabilité du marché
- Les cautions et le financement
- La présence sur site, sauf en journées terrain commandées à part
- Tout marché supplémentaire et tout avenant, chiffrés à part
Comment se déroule le suivi de votre marché
Entretien de cadrage
Vous présentez le marché, son maître d'ouvrage et son avancement. Vous recevez une proposition écrite.
Lecture et matrice
À réception de la copie intégrale du marché, nous établissons la matrice et le calendrier, relus par un référent avant remise.
Suivi mensuel
Chaque ordre de service et chaque courrier transmis mettent à jour le calendrier. Vous recevez l'état mensuel et les alertes.
Réception et restitution
Les dossiers de décompte et de réception sont préparés avec vos équipes. À la réception définitive, le dossier du marché vous est restitué.
TargetUp Control porte les échéances, notre équipe tient la matrice
TargetUp Control est notre outil d'exécution et de preuve, inclus dans le contrat ; ce n'est pas une licence à acheter. Il porte les actions, les échéances et les documents. Il n'a pas d'écran propre au marché public : cette part est tenue par notre équipe.
Tenu dans la plateforme
- Chaque obligation saisie par notre équipe, puis suivie comme une action : responsable, échéance, priorité, rappel avant échéance
- Le retard signalé au responsable de l'action, puis remonté à son manager : deux niveaux d'escalade
- La clôture d'une action sur une preuve validée
- Les pièces en documents maîtrisés : versions figées, approbation par deux personnes distinctes
- Le marché ouvert comme une mission, avec jalons, risques de mission et demandes de changement
Tenu par notre équipe
- La matrice contractuelle, en document maîtrisé : la plateforme n'a pas d'objet marché, clause ou pénalité
- Le rattachement de chaque pénalité à son échéance, tenu par notre analyste
- Le calendrier, remis en document : pas de diagramme de Gantt
- L'alerte écrite avant une échéance à pénalité, adressée par notre chef de projet : les rappels de la plateforme vont à ses utilisateurs
- L'état mensuel, rédigé par notre chef de projet à partir des données de la plateforme
- Le dépôt de vos pièces, fait par notre centre de services de Rabat
Votre marché fait foi : notre équipe ne l'interprète pas
Le référentiel du suivi d'exécution est votre marché lui-même, avec la réglementation des marchés publics du pays où il s'exécute ; au Maroc, le décret relatif aux marchés publics applicable à votre marché. Les textes applicables se confirment dossier par dossier.
La matrice reprend ce que le marché écrit, clause par clause, sans interprétation juridique : une clause qui prête à discussion vous est signalée, et vous la portez à votre conseil.
Lorsque le marché exige des pièces à validité limitée, par exemple une attestation fiscale, une attestation de la CNSS ou une caution, leurs échéances figurent au calendrier. Leur obtention reste à votre entreprise et à votre banque.
Un ordre de service non transmis n'est pas suivi
Le suivi d'exécution ne peut alerter que sur une date connue de notre équipe : un ordre de service qui ne lui est pas transmis fait courir un délai que personne ne suit.
Trois conditions sont écrites au contrat :
- La copie intégrale du marché, avec toutes ses pièces.
- Un interlocuteur habilité, qui reçoit les alertes et décide.
- La transmission immédiate de tout ordre de service et de tout courrier du maître d'ouvrage.
Les services PMO voisins et la plateforme
Pilotage multi-projets
Plusieurs marchés et projets à suivre de front. Sur un même marché, ce service ne se cumule pas avec le suivi d'exécution.
Voir le pilotage multi-projets →Lancement de projet
Le marché ouvre un projet structurant : note de lancement, rétroplanning et registre des risques.
Voir le lancement de projet →Projets bailleurs de fonds
Votre organisation reçoit un financement international : suivi des indicateurs, préparation des rapports au bailleur et registre des pièces.
Voir les projets bailleurs de fonds →TargetUp Control
La plateforme incluse dans chaque contrat : ce qu'elle porte, ce qu'elle n'est pas.
Voir la plateforme TargetUp Control →Déploiement et support
Hébergement, niveaux de service, support, restitution des données.
Voir le déploiement et le support →Partenaires terrain et pays
Le cadre dans lequel un partenaire qualifié intervient sur site : mission écrite, préparée et suivie depuis Rabat.
Voir les partenaires terrain →Appel d'offres, formation, financement : les autres familles du groupe
Montage d'appels d'offres
Avant l'attribution du marché : la préparation de l'offre et du dossier de soumission relève de la famille Consulting.
Voir le montage d'appels d'offres →Formation en gestion de projet
La formation de votre chef de projet interne relève de TargetUp University ; notre équipe PMO ne forme pas.
Voir la formation PMP →Accompagnement au financement
L'accompagnement au financement et à l'investissement relève de TargetUp Business Center ; les cautions du marché restent à votre banque.
Voir Business Center →Des secteurs qui exécutent des marchés publics
BTP et infrastructure
Marchés de travaux : ordres de service, décomptes et réceptions.
Voir le secteur BTP →Propreté et facility management
Marchés de services : obligations récurrentes et pièces justificatives.
Voir le secteur propreté →Services IT et offshoring
Marchés de prestations : livrables, délais et réceptions.
Voir le secteur services IT →Questions fréquentes sur le suivi d'exécution de marché public
Le suivi d'exécution de marché public comprend-il la réponse à l'appel d'offres ?+
Le suivi d'exécution évite-t-il les pénalités de retard ?+
Qui s'adresse au maître d'ouvrage pendant l'exécution du marché ?+
Notre marché public est déjà en cours d'exécution : est-il trop tard pour le faire suivre ?+
Nous exécutons plusieurs marchés publics : comment sont-ils suivis ?+
Qui suit notre marché public, et avec quel outil ?+
Un marché public vient de vous être notifié ?
Indiquez l'objet du marché, son maître d'ouvrage et son état d'avancement. Vous recevez une proposition écrite : périmètre, livrables et dates de remise.
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