PMO externalisé : lancement de projet
Le lancement de votre projet structurant, cadré par notre équipe PMO : une note de lancement validée par votre sponsor, un rétroplanning aux jalons datés, un registre des risques, une matrice des responsabilités et un premier rapport d'avancement.
Quand le lancement d'un projet se fait sans cadre écrit
Le PMO externalisé de lancement est un bureau de projet tenu par notre équipe : il cadre un projet structurant, et un seul. Il s'adresse à la PME qui engage un investissement, une nouvelle ligne, le déploiement d'un système d'information ou l'extension d'un site. La décision est prise ; il reste à écrire ce qui permet de la conduire : qui décide, à quelle date tombe chaque jalon, quels risques sont déjà connus.
Trois situations appellent ce cadrage :
- Votre direction vient de décider l'investissement et le projet n'a pas encore de cadre écrit.
- Un financement vient de vous être accordé et le projet doit démarrer.
- Un financeur ou un client vous demande un planning daté.
Le cadrage du projet, de la réunion de lancement au premier rapport
Les livrables du lancement de projet sont écrits au contrat. Chacun est daté, relu par un référent avant remise, et vérifiable.
La réunion de lancement
Tenue avec votre sponsor et votre interlocuteur projet, à partir du contrat, du budget et du planning existant.
La note de lancement
Le document de cadrage du projet, validé par votre sponsor.
Le rétroplanning
Les jalons du projet, chacun avec sa date et son responsable.
Le registre des risques initial
Les risques du projet identifiés au lancement, consignés dans TargetUp Control.
La matrice des responsabilités
Qui décide, qui réalise, qui est consulté et qui est informé : la répartition dite RACI, remise en document maîtrisé.
Le modèle de rapport et le premier rapport
Le format du rapport d'avancement est arrêté avec vous ; le premier rapport est remis à la date convenue.
Ce que le PMO externalisé fait, et ce qu'il ne fait pas
La mission de lancement cadre un projet ; elle ne le réalise pas. Sa frontière est écrite avant la signature.
Ce qui est inclus
- Le cadrage d'un projet, et d'un seul
- La réunion de lancement et la note de lancement
- Le rétroplanning, le registre des risques initial et la matrice des responsabilités
- L'ouverture du projet dans TargetUp Control
- Le rapport d'avancement, remis à la date convenue pendant la mission
- La revue de clôture, le procès-verbal d'acceptation et l'export du dossier
Ce qui n'est pas inclus
- L'exécution du projet, qui reste à vos équipes et à vos prestataires
- La maîtrise d'œuvre technique
- Les achats et la négociation avec vos fournisseurs
- La comptabilité du projet
- Les décisions : elles appartiennent à votre sponsor
- Le suivi après la mission, qui relève du service Pilotage multi-projets
- La présence sur site, sauf en journées terrain commandées à part
- Tout projet supplémentaire, chiffré à part
Le déroulement d'une mission de lancement
Entretien de cadrage
Vous présentez le projet, son sponsor et l'échéance qui vous est demandée. Vous recevez une proposition écrite.
Réunion de lancement
Nous réunissons votre sponsor et votre interlocuteur projet, puis nous ouvrons le projet dans TargetUp Control.
Livrables de cadrage
Les documents de cadrage vous sont remis, chacun relu par un référent. Votre sponsor valide la note de lancement.
Rapports et clôture
Le rapport d'avancement est remis à la date convenue. La mission se clôt par un procès-verbal d'acceptation et l'export du dossier.
TargetUp Control : ce que la plateforme porte, ce que notre équipe tient
TargetUp Control est notre outil d'exécution et de preuve. Il est inclus dans le contrat ; ce n'est pas une licence à acheter. Deux de ses modules servent au lancement de projet : Projets et jalons, qui porte aussi les risques et les demandes de changement, et Maîtrise documentaire.
Tenu dans la plateforme
- Le projet, ouvert comme une mission, avec un état de santé calculé
- Les jalons du projet, pondérés
- Les livrables versionnés, validés par deux personnes distinctes
- Les risques du projet et les demandes de changement
- Les documents maîtrisés : versions figées, approbation, diffusion et accusés de lecture
Tenu par notre équipe
- Le rétroplanning est remis en document : la plateforme porte les jalons, pas de diagramme de Gantt
- La note de lancement et le rapport d'avancement sont rédigés par notre chef de projet : la plateforme en garde les versions, elle ne les produit pas
- La matrice des responsabilités est un document maîtrisé, sans écran dédié
- L'acceptation de votre sponsor est consignée sur un procès-verbal
- La planification de la charge de vos équipes n'est pas outillée : elle reste chez vous
Notre équipe prépare, votre sponsor décide
Le cadrage d'un projet ne vaut que si quelqu'un, dans votre entreprise, arbitre. Notre équipe PMO prépare, alerte et tient les documents du projet ; elle ne décide pas à votre place et ne réalise pas le projet.
Quatre conditions sont écrites au contrat avant le démarrage :
- Un sponsor nommé, qui valide la note de lancement et rend les arbitrages.
- Un interlocuteur projet désigné.
- L'accès au contrat, au budget et au planning existant.
- Des décisions rendues dans le délai convenu.
Les services PMO qui prennent le relais
Pilotage multi-projets
Un suivi continu, ou plusieurs projets à suivre de front : fiches de projet, jalons et tableau de bord pour votre direction.
Voir le pilotage multi-projets →Exécution de marché public
Votre projet exécute un marché public attribué : les échéances et les pièces justificatives sont suivies.
Voir l'exécution de marché public →Projets bailleurs de fonds
Votre projet est financé par un bailleur international : indicateurs, rapports et registre des pièces.
Voir les projets bailleurs de fonds →Intégration, formation, financement : les autres familles du groupe
Déploiement Odoo
Lorsque le projet est le déploiement d'un ERP, l'intégration relève de la famille Consulting ; notre équipe PMO n'en cadre que le lancement.
Voir le déploiement Odoo →Formation en gestion de projet
Pour former votre chef de projet interne, la préparation à la certification PMP, délivrée par le PMI, relève de TargetUp University.
Voir la formation PMP →Financement du projet
Le choix d'un dispositif de financement et le montage du dossier relèvent de TargetUp Business Center.
Voir Business Center →Le lancement de projet, secteur par secteur
Industrie et manufacturing
Nouvelle ligne, extension de site, planning demandé par un donneur d'ordre.
Voir le secteur industrie →Agroalimentaire
Investissement productif et extension d'unité.
Voir le secteur agroalimentaire →BTP et infrastructure
Côté maître d'ouvrage : jalons, responsabilités et risques, sans maîtrise d'œuvre.
Voir le secteur BTP →Questions fréquentes sur le PMO externalisé
Le PMO externalisé dirige-t-il le projet à notre place ?+
Qui travaille sur notre projet, et depuis où ?+
Nous avons déjà un planning : faut-il tout reprendre ?+
Faut-il acheter ou installer un logiciel de gestion de projet ?+
Le suivi du projet continue-t-il après la mission de lancement ?+
Comment la mission de lancement est-elle chiffrée ?+
Un projet structurant à lancer ?
Indiquez la nature du projet, son sponsor et l'échéance qui vous est demandée. Vous recevez une proposition écrite : périmètre, livrables et dates de remise.
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