PMO externalisé : pilotage multi-projets
Vos projets pilotés ensemble par un PMO externalisé, tenu par notre équipe : une fiche par projet, des jalons datés, une matrice de criticité, un comité de portefeuille chaque mois, et un tableau de bord remis à votre direction à la date convenue.
Quand le pilotage multi-projets n'est tenu par personne
Le pilotage multi-projets externalisé s'adresse à la direction générale d'une entreprise de taille intermédiaire, d'un groupe familial ou d'une institution qui conduit plusieurs projets à la fois : investissement, extension de site, système d'information. Chaque projet a son responsable ; personne ne tient l'ensemble.
Quatre situations appellent ce pilotage :
- Les retards se répètent, et vous les apprenez une fois le jalon manqué.
- Les mêmes équipes sont demandées par plusieurs projets au même moment.
- Votre conseil demande un état d'avancement consolidé que personne ne produit.
- Chaque responsable rend compte à sa manière, sans format commun.
Un inventaire au départ, cinq livrables chaque mois
Les livrables du pilotage multi-projets sont écrits au contrat, chacun daté.
L'inventaire de départ
À la mise en place : vos projets, leurs responsables, leurs jalons connus et une première matrice de criticité.
La fiche de chaque projet
Actualisée chaque mois : état de santé, jalons, livrables, risques et demandes de changement.
La matrice d'avancement et de criticité
Tous vos projets sur une même page, classés par avancement et par criticité.
La liste des jalons en retard ou menacés
Dressée avant chaque comité de portefeuille, puis présentée en séance par notre référent PMO.
Le compte rendu du comité
Les décisions et les arbitrages rendus en séance, chacun avec son porteur et sa date.
Le tableau de bord multi-projets
La synthèse du mois pour votre direction, remise à la date convenue.
Ce que le service fait, et ce qu'il ne fait pas
Le pilotage multi-projets a une frontière écrite au contrat : notre équipe tient le suivi et instruit, vos responsables dirigent leurs projets, votre direction décide.
Ce qui est inclus
- L'inventaire de vos projets et l'ouverture d'une fiche par projet
- Le suivi des jalons de chaque projet inscrit au contrat
- La matrice d'avancement et de criticité, actualisée chaque mois
- L'instruction des arbitrages de ressources entre projets
- Un comité de portefeuille chaque mois, tenu à distance, avec compte rendu et registre des décisions
- Une alerte écrite avant chaque jalon menacé, dans le délai inscrit au contrat
- Le tableau de bord multi-projets, remis à votre direction à la date convenue
Ce qui n'est pas inclus
- La direction opérationnelle de chaque projet, qui reste à son responsable
- Les décisions, les arbitrages et le choix des projets à lancer, qui appartiennent à votre direction
- La gestion des ressources humaines et la planification de capacité
- Le contrôle de gestion
- La présence sur site : ponctuelle, en journées terrain commandées à part ; permanente, non proposée aujourd'hui (offre sur étude)
- Les obligations d'un marché public ou d'une convention de bailleur, suivies par nos services Exécution de marché public et Projets bailleurs de fonds
- Tout projet ou comité au-delà du contrat, chiffré à part
Comment fonctionne notre PMO externalisé
Entretien de cadrage
Vous présentez vos projets, leurs responsables et ce que votre direction veut voir chaque mois. Vous recevez une proposition écrite ; le nombre de projets suivis, arrêté avec vous, est inscrit au contrat.
Inventaire et fiches initiales
Nous ouvrons une fiche par projet, relevons les jalons et établissons la première matrice de criticité.
Cycle du mois
Chaque responsable de projet communique son avancement. Nous actualisons les fiches et préparons le comité de portefeuille.
Comité et tableau de bord
Le comité se tient, les décisions sont consignées au registre, le tableau de bord multi-projets est remis à votre direction.
TargetUp Control pour chaque projet, notre équipe pour la vue d'ensemble
TargetUp Control, notre outil d'exécution et de preuve, est inclus dans le contrat ; ce n'est pas une licence à acheter. Il porte le suivi de chaque projet ; la vue d'ensemble est produite par notre équipe.
Tenu dans la plateforme
- Une fiche par projet, avec un état de santé calculé
- Les jalons pondérés de chaque projet
- Les livrables versionnés, validés par deux personnes distinctes
- Les risques et les demandes de changement
- Un tableau de bord de direction par société : actions, preuves, documents à revoir, indicateurs, avec un état vert, orange ou rouge
- Les comptes rendus et les tableaux du mois, déposés comme documents versionnés
Tenu par notre équipe
- La vue de portefeuille : la plateforme ne consolide pas vos projets entre eux
- La matrice de criticité, établie par notre centre de services de Rabat à partir des données de la plateforme
- Le tableau de bord multi-projets, produit chaque mois comme document maîtrisé
- Le registre des décisions et l'instruction des arbitrages de ressources
- La plateforme ne planifie pas la capacité ; son tableau de bord n'affiche ni graphiques ni historique
Le comité de portefeuille et le registre des décisions
Le pilotage multi-projets ne tient que si le comité de portefeuille se réunit. L'engagement de votre direction à tenir ce comité est une condition écrite au contrat, comme la liste des projets et le nom de leurs responsables. Avant chaque séance, chaque responsable de projet communique son avancement.
En séance, un référent PMO de notre équipe présente la matrice, les jalons en retard ou menacés et les arbitrages à rendre. Notre équipe instruit chaque arbitrage : elle décrit le conflit de ressources ou de calendrier et ses conséquences sur les jalons ; votre direction décide. Chaque décision est consignée au registre avec son porteur et sa date. Deux mesures sont suivies : la part des jalons tenus, et les décisions prises au regard des décisions attendues.
Les services qui s'articulent avec le pilotage multi-projets
Lancement de projet
Pour un seul projet à cadrer : note de lancement, rétroplanning, registre des risques.
Voir le service →Exécution de marché public
Pour un marché public attribué. Sur ce projet, ce service remplace le pilotage multi-projets, sans s'y ajouter.
Voir le service →Projets bailleurs de fonds
Pour un projet financé par un bailleur international : indicateurs, rapports, pièces. Sur ce projet, ce service remplace le pilotage multi-projets.
Voir le service →Qualité ISO 9001
Qualité et pilotage multi-projets se combinent : un seul responsable de compte principal, un seul compte rendu consolidé.
Voir le service →TargetUp Control
La plateforme incluse dans chaque contrat : ce qu'elle porte, ce qu'elle n'est pas.
Voir la plateforme →Déploiement et support
Hébergement, niveaux de service, support, restitution des données.
Voir le service →Diagnostic, formation, financement : les autres familles du groupe
Audit organisationnel
Lorsque les retards tiennent à l'organisation elle-même, le diagnostic relève de Consulting.
Voir Consulting →Formation PMP en gestion de projet
La préparation de vos chefs de projet à la certification PMP, délivrée par le PMI, relève de TargetUp University ; le service ne forme pas.
Voir University →Financement des projets
Lorsqu'un projet cherche encore son financement, l'accompagnement relève du Business Center.
Voir Business Center →Là où plusieurs projets se mènent de front
Industrie et manufacturing
Investissements, nouvelles lignes et extensions de site conduits en même temps.
Voir le secteur →Immobilier et promotion
Plusieurs programmes en cours, chacun avec ses jalons et ses intervenants.
Voir le secteur →Secteur public et collectivités
Des programmes multiples, dont l'avancement se présente devant un conseil.
Voir le secteur →Questions fréquentes sur le PMO externalisé
Un PMO externalisé remplace-t-il nos chefs de projet ?+
En quoi le pilotage multi-projets diffère-t-il du lancement de projet ?+
Que se passe-t-il lorsqu'un jalon risque d'être manqué ?+
Le tableau de bord sort-il directement de la plateforme TargetUp Control ?+
Devons-nous acheter ou installer un logiciel ?+
Que deviennent nos données à la fin du contrat ?+
Plusieurs projets, et pas de vue d'ensemble ?
Indiquez le nombre de projets en cours, leurs responsables et ce que votre direction veut voir chaque mois. Vous recevez une proposition écrite : périmètre, comité et livrables.
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