Projet financé par un bailleur de fonds : suivi et reporting
Votre projet financé par un bailleur de fonds, suivi par un PMO externalisé depuis Rabat, au Maroc : matrice des obligations, suivi du cadre de résultats actualisé chaque mois, rapports préparés au format du bailleur avant chaque échéance, registre des pièces et dossier de préparation d'audit.
Quand un bailleur de fonds finance votre projet, la convention fixe les échéances
Le service Projets bailleurs de fonds est un PMO externalisé, destiné à l'organisation qui a reçu un financement international et doit en rendre compte : ONG ou association, entreprise, unité de gestion de projet. Le bailleur de fonds peut être, par exemple, l'Union européenne, l'Agence française de développement, la Banque africaine de développement, la Banque mondiale, une agence de coopération ou une fondation.
La convention de financement est signée, l'équipe exécute le projet, et personne n'a pour seule tâche de tenir le reporting, c'est-à-dire les obligations de compte rendu au bailleur de fonds. Trois moments amènent à nous écrire :
- La convention vient d'être signée ; ses obligations ne figurent dans aucun calendrier.
- Le premier rapport est dû ; les données du cadre de résultats sont dispersées.
- Un audit du projet est annoncé ; les pièces justificatives ne sont pas réunies.
Une matrice des obligations au départ, cinq livrables ensuite
Les livrables du service Projets bailleurs de fonds sont écrits au contrat. Chacun est daté, et chacun se vérifie.
La matrice des obligations
À la mise en place : chaque obligation de la convention, son échéance, la pièce attendue et son responsable.
Le tableau de suivi du cadre de résultats
Actualisé chaque mois : chaque indicateur, sa cible, la valeur relevée et l'écart à expliquer.
L'état des obligations
Les obligations tenues, celles qui arrivent à échéance et celles qui sont en retard.
Le rapport périodique
Préparé au format du bailleur de fonds, remis à votre direction avant l'échéance pour validation et envoi.
Le registre des pièces
Les pièces justificatives, référencées, datées et rattachées à l'obligation qu'elles justifient.
Le dossier de préparation d'audit
Réuni lorsqu'un audit est annoncé : pièces classées, état des obligations et rapports déjà remis.
Ce que le service fait, et ce qu'il ne fait pas
Le PMO d'un projet financé par un bailleur de fonds travaille pour le bénéficiaire du financement, jamais pour le bailleur : il suit et prépare ; il ne tient pas les comptes, n'audite pas et ne signe rien à votre place.
Ce qui est inclus
- La lecture de la convention et du manuel de procédures
- La matrice des obligations et le calendrier des rapports narratifs et financiers
- Le suivi des indicateurs du cadre de résultats, à partir de vos données
- Le suivi des obligations fiduciaires, limité à leurs échéances, aux pièces attendues et aux relances
- Les rapports périodiques, préparés et remis avant l'échéance, dans le délai inscrit au contrat
- Le registre des pièces et le dossier de préparation d'audit
Ce qui n'est pas inclus
- La comptabilité du projet et les états financiers certifiés
- L'audit financier externe et l'évaluation finale, confiés à des tiers indépendants
- La passation des marchés à votre place
- La relation contractuelle avec le bailleur de fonds : vous signez, vous transmettez, vous répondez
- La conduite des activités du projet, qui reste à votre équipe
- La recherche de financement, antérieure à la convention
- La vérification sur site, la traduction et tout projet supplémentaire, commandés à part
Le suivi du projet financé, de la convention à la clôture
Entretien de cadrage
Vous présentez la convention, le bailleur de fonds et la date du prochain rapport. Vous recevez une proposition écrite.
Matrice et calendrier
Nous lisons la convention, puis établissons la matrice des obligations et le calendrier des rapports.
Cycle du mois
Vous transmettez vos données de suivi. Nous actualisons le tableau de suivi du cadre de résultats, l'état des obligations et le registre des pièces.
Rapports et clôture
Chaque rapport vous est remis avant son échéance. À la clôture du projet, le dossier vous est restitué en entier.
TargetUp Control tient indicateurs et pièces, notre équipe compose le rapport
TargetUp Control, notre outil d'exécution et de preuve, est inclus dans le contrat ; ce n'est pas une licence à acheter. Ses fonctions propres aux bailleurs de fonds sont une première version, ouverte seulement en pilote encadré.
Tenu dans la plateforme
- Les indicateurs, saisis à partir de vos données : cible, seuil de vigilance, relevés figés à leur validation, alerte en cas de relevé manquant
- Les documents, en versions approuvées par deux personnes distinctes
- Les pièces justificatives, avec leur date de fin de validité et une empreinte d'intégrité
- En première version, sous pilote encadré : conventions et tranches de versement, échéances des rapports narratifs et financiers dus avec relance en cas de retard, budget saisi par rubrique, indicateurs de cadre logique
Tenu par notre équipe
- La matrice et l'état des obligations, établis à Rabat par notre équipe, déposés comme documents versionnés
- Le rapport au format du bailleur de fonds : la plateforme ne le rédige pas et ne l'exporte pas ; notre équipe le compose, un référent le relit
- Le budget par rubrique : les montants engagés et réalisés sont saisis à partir des chiffres que vous transmettez ; la plateforme ne passe aucune écriture comptable et n'est reliée à aucune comptabilité
- La transmission au bailleur reste la vôtre : la plateforme ne lui ouvre aucun accès
- Les vérifications sur site, commandées à part : elles sont confiées à un partenaire qualifié, sur plan de mission écrit, lorsqu'un partenaire est identifié dans le pays
Votre convention de financement est le référentiel du service
Chaque bailleur de fonds a ses règles : format des rapports, dépenses éligibles, taux de change de référence, visibilité, calendrier. Le service n'applique pas un modèle général : son référentiel est votre convention et son manuel de procédures. Il vous revient de vérifier auprès du bailleur que le recours à un prestataire est admis.
Trois règles encadrent le service. Notre équipe prépare, vous validez et vous transmettez. La plateforme ne tient aucun registre nominatif des bénéficiaires : seuls des effectifs par groupe y sont saisis. Les données appartiennent à votre organisation et lui sont restituées à la clôture. Nos états constatent une situation ; ils ne valent ni audit financier ni attestation de conformité aux règles du bailleur.
Les services qui s'articulent avec votre projet financé
Lancement de projet
Pour cadrer le projet à son démarrage : note de lancement, rétroplanning, registre des risques.
Voir le lancement de projet →Pilotage multi-projets
Pour suivre plusieurs projets de front. Sur un projet financé par un bailleur de fonds, les deux services ne se cumulent pas.
Voir le pilotage multi-projets →Audit interne
Pour l'audit interne de vos procédures, par un auditeur qualifié.
Voir l'audit interne →Solution ONG et bailleurs de fonds
Première version, en pilote encadré : conventions, tranches, lignes budgétaires, cadre logique.
Voir la solution ONG →Partenaires terrain et pays
Le cadre dans lequel un partenaire qualifié intervient sur site : mission écrite, préparée et suivie depuis Rabat.
Voir les partenaires terrain →TargetUp Control
La plateforme incluse dans chaque contrat : ce qu'elle porte, ce qu'elle n'est pas.
Voir la plateforme TargetUp Control →Recherche de financement, diagnostic, formation : les autres familles du groupe
Financement international
La recherche d'un financement précède la convention : elle relève du Business Center.
Voir le financement international →Audit organisationnel
Lorsque l'organisation du projet ou ses procédures sont à revoir, le diagnostic relève de Consulting.
Voir l'audit organisationnel →Formation PMP en gestion de projet
La montée en compétence de votre équipe relève de TargetUp University ; le service ne forme pas.
Voir la formation PMP →Là où un bailleur de fonds demande des comptes
Économie sociale et artisanat
Associations et coopératives qui rendent compte à un ou plusieurs bailleurs de fonds.
Voir le secteur économie sociale →Secteur public et collectivités
Unités de gestion de projet auprès d'une administration ou d'une collectivité.
Voir le secteur public →Agriculture et coopératives
Projets de développement rural, aux indicateurs relevés sur le terrain.
Voir le secteur agriculture →Questions fréquentes sur les projets financés par un bailleur de fonds
Qui rédige les rapports destinés au bailleur de fonds ?+
Le service tient-il la comptabilité du projet financé ?+
Que reste-t-il à notre organisation lorsqu'elle confie le suivi de son projet financé ?+
Que se passe-t-il lorsqu'un audit du projet est annoncé ?+
En quoi le service Projets bailleurs de fonds diffère-t-il du pilotage multi-projets ?+
Le bailleur de fonds peut-il consulter la plateforme TargetUp Control ?+
Que deviennent nos données et celles des bénéficiaires du projet ?+
Un rapport au bailleur de fonds approche ?
Indiquez votre bailleur de fonds, la date du prochain rapport et l'état de vos données de suivi. Vous recevez une proposition écrite : périmètre, calendrier et livrables.
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