Gestion documentaire : vos procédures à jour, approuvées et lues par les bonnes personnes
Vos pilotes décident du contenu. Notre équipe tient le reste, chaque mois : mises à jour, approbations, diffusion, lectures, revues et archivage, avec la plateforme TargetUp Control, incluse dans le service.
- Service managé, tenu chaque mois
- Approbation à deux personnes
- Accusés de lecture au portail
Un formulaire court. Un consultant de TargetUp Systems vous recontacte.
ISO 9001 · 21001 · 37301
Accrédité par la CGEM pour l'évaluation du Label PME Responsable
Quand plus personne ne sait quelle version fait foi
Vos procédures existent. Mais une fois remplacées, leurs anciennes versions continuent de circuler, et rien ne permet de dire qui travaille avec la bonne.
Plusieurs versions en circulation
Des copies partent par courriel, restent sur des postes, sont encore affichées en atelier après leur remplacement.
Des lectures impossibles à prouver
La note de diffusion est partie. Personne ne peut dire qui l'a lue, ni qui applique encore l'ancienne consigne.
Des revues qui glissent
Les dates de révision passent sans que personne soit prévenu. Les documents vieillissent sans bruit.
Un audit qui commence par une recherche
Avant chaque audit, il faut retrouver les bons fichiers, vérifier les dates et refaire les listes.
Pour qui
Vous faites vivre un système de management, en qualité, environnement, santé et sécurité, sécurité des aliments ou éducation, ou bien un donneur d'ordre ou un bailleur exige des procédures à jour. Et personne, chez vous, ne se consacre aux documents.
- La personne qui tenait les documents part
- Un audit relève un écart documentaire
- Un audit externe approche
- Une norme change de version
- Deux sites regroupent leurs documents
Vous décidez du contenu, notre équipe tient le reste
La gestion documentaire est un service managé : une équipe de TargetUp Systems tient votre système documentaire au quotidien. Votre direction et vos pilotes de processus gardent la main sur le fond.
Mises à jour
Vos pilotes nous transmettent les changements. Nous les intégrons dans vos modèles et préparons la nouvelle version.
Approbation
Chaque version part à la personne que vous avez désignée. Elle décide par écrit, et cet écrit est conservé comme preuve.
Diffusion et lectures
La version approuvée va aux bonnes personnes. Nous relançons les lectures en attente et mesurons le taux de lecture.
Revues périodiques
Les revues sont planifiées et rappelées avant leur échéance. Votre pilote tranche : sans changement, à réviser ou à retirer.
Retrait et archivage
Un document retiré sort des listes applicables et du portail. Il reste conservé selon vos durées de conservation.
Comptes rendus
Un compte rendu chaque mois, une revue chaque trimestre avec votre direction, une revue annuelle de votre système documentaire.
Ce que nous attendons de vous
- Une personne de contact chez vous, et quelqu'un pour la remplacer.
- Vos documents applicables, listés et fournis avec leurs fichiers.
- Vos approbations, données par écrit et dans les délais fixés ensemble.
- Les noms des lecteurs du portail, ainsi que vos durées de conservation.
- Si un document a son questionnaire de lecture : les questions et les réponses attendues, validées par son pilote.
Ce que le service ne comprend pas
- La création d'un système documentaire qui n'existe pas encore : c'est une mission distincte.
- Le contenu de vos documents écrit par nous au-delà du volume fixé au contrat : le fond reste l'affaire de vos pilotes.
- La mise au format numérique de vos documents papier, et toute traduction.
- Les audits de votre système, et le suivi des évolutions réglementaires.
- La délivrance d'une attestation de conformité, quelle qu'elle soit.
Ce que TargetUp Control vous montre
La plateforme est comprise dans le service, sur une instance propre à votre organisation. Elle ne se vend pas seule. Voici ce que vous verrez en démonstration.
Un cycle de vie lisible
Chaque document est en approbation, approuvé, diffusé ou archivé. L'ensemble de vos documents maîtrisés est réuni au même endroit.
La version qui fait foi
Des versions numérotées, chacune figée par une empreinte. Deux versions se comparent pour voir ce qui a changé.
Celui qui soumet n'approuve pas
Une seconde personne enregistre l'approbation, sur votre décision écrite. Chaque validation est attribuée et datée.
Qui a lu la version en vigueur
Les lectures faites, les lectures en attente et le taux de lecture. Une nouvelle version relance la diffusion.
Le questionnaire de lecture, au portail Nouveau
Votre personnel lit la version en vigueur, la télécharge au besoin et confirme l'avoir lue. Sur les documents que vous désignez, un questionnaire précède l'accusé : au premier faux pas, le lecteur voit son résultat et refait le questionnaire. Il contrôle des réponses, pas une compétence.
Les revues ne s'oublient plus
Une revue échue est signalée sur le document lui-même, avec sa date de prochaine revue.
Également en démonstration : le registre des copies papier contrôlées, rappelées à chaque nouvelle version ; les documents archivés avec leur motif ; le journal des validations ; les vues par processus, par référentiel, par site et « à réviser ».
La plateforme tient la trace. Elle n'atteste aucune conformité.
Les premières semaines, étape par étape
Rien ne démarre sans un périmètre écrit. Chaque étape se termine par une validation de votre part.
- 01
Diagnostic sans engagement
Un premier échange sur vos documents, vos lecteurs et vos échéances. Vous savez où vous en êtes et par quoi commencer.
- 02
Proposition écrite
Le périmètre, le volume de documents repris, les lecteurs et le rythme des comptes rendus sont écrits avant tout démarrage.
- 03
Inventaire et classement
Nous dressons l'inventaire de vos documents en vigueur, puis proposons un plan de classement, une codification et des modèles, que vous validez.
- 04
Reprise et approbations
Vos documents en vigueur sont repris un par un, dans la limite écrite à la proposition, puis soumis à vos approbations, par lots.
- 05
Diffusion et acceptation
Les documents approuvés sont diffusés et les lectures demandées. Un procès-verbal d'acceptation clôt la mise en place.
Les changements voulus par vos pilotes intégrés, chaque nouvelle version diffusée, les lectures en retard relancées, les revues arrivées à échéance traitées, et un compte rendu.
Un point avec votre direction sur les documents à revoir, les lectures qui manquent et les demandes ouvertes.
Un bilan annuel de votre système documentaire, avec nos propositions pour l'année qui vient.
Nous tenons vos documents, nous ne les attestons pas
TargetUp Systems tient votre système documentaire. La certification d'un système de management relève d'un organisme de certification accrédité : nous ne promettons aucune certification, et la plateforme n'atteste aucune conformité.
Le questionnaire de lecture contrôle des réponses, rien de plus : juger si le lecteur a compris, et s'il est compétent, vous revient.
Celui qui tient vos documents ne les audite pas. Si vous souhaitez un audit interne, il est mené par un auditeur qui ne les a pas rédigés.
Les titres de TARGETUP CONSULTING SARL AU, dont TargetUp Systems est une enseigne
ISO 9001 · 21001 · 37301
Accrédité par la CGEM pour l'évaluation du Label PME Responsable
C'est la CGEM qui attribue le label. Une organisation que TargetUp Systems accompagne n'est pas évaluée par TargetUp pour ce label.
Les services qui s'articulent avec la gestion documentaire
Audit interne
Un programme d'audit tenu toute l'année, par un auditeur qui n'a pas rédigé vos documents, et des constats suivis jusqu'à leur clôture.
Responsable qualité externalisé
Si vous nous confiez la fonction qualité entière, la gestion documentaire y est déjà comprise.
QHSE intégré
Pour un système qualité, santé, sécurité et environnement tenu d'un seul tenant, gestion documentaire comprise.
Questions fréquentes
Qu'est-ce que la gestion documentaire d'un système de management ?
Comment prouver que le personnel a lu une procédure ?
Qui approuve nos procédures ?
Pouvez-vous reprendre nos documents existants ?
Est-ce un logiciel de gestion documentaire ?
Le service nous rend-il conformes à une norme ?
Vos procédures, à jour et lues
Décrivez votre situation en quelques lignes. Un consultant de TargetUp Systems reprend contact pour un premier échange de cadrage. Vous saurez en quelques jours où vous en êtes et par quoi commencer.
- Un premier état de votre gestion documentaire.
- Des recommandations validées par un consultant.
- L'orientation vers le service adapté, ou vers aucun.
Vous préférez écrire : systems@targetupconsulting.com
Demander un diagnostic sans engagement
Les champs marqués d'un astérisque sont obligatoires.
Demander un diagnostic sans engagement
Quelques champs suffisent. Un consultant de TargetUp Systems vous recontacte pour fixer l'entretien de cadrage.
- Un entretien de cadrage avec un consultant
- Un premier état des écarts, écrit
- Des recommandations classées par priorité
Politique de confidentialité de TargetUp Systems
Après l'envoi, une page confirme la réception de votre demande.
Vous préférez écrire ? systems@targetupconsulting.com
TargetUp Systems tient et pilote des systèmes de management. La certification relève d'organismes accrédités ; la plateforme TargetUp Control n'atteste aucune conformité.
TargetUp Systems est une enseigne de TARGETUP CONSULTING SARL AU · ICE 002587032000030 · RC 175077 (Tribunal de commerce de Rabat) · IF 45937824
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